Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Giriş
DMS DENİZLİ DÖKÜM MAK.SAN.TİC.A.Ş. (‘DMS DENİZLİ DÖKÜM’’ veya ‘’Şirket’’) olarak Şirket ile ilişkili tüm kişilere ait her türlü kişisel verileri 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (‘’Kanun’’) uygun olarak işlemekteyiz. Buna bağlı olarak, Kanunun 10’uncu maddesi uyarınca, “Veri Sorumlusu” olan Şirket, kişisel veri sahiplerini 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince bilgilendirme yükümlülüğü altındadır. Bu Aydınlatma Beyanı ile Kanunun 10’uncu maddesi hükmü uyarınca veri sahibi olan ilgili kişiler bilgilendirilmekte ve aydınlatılmaktadır.
Amacı
Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın (“Politika”) amacı, Kanun’un amacına uygun olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini azami derecede korumak ve Şirketin yükümlülükleri ile Kanun uyarınca uyacağı usul ve esaslar hakkında kişisel veri sahiplerini (ilgili kişi) bilgilendirmektir. Politika’nın amacı doğrultusunda, Şirket tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin özel hayatın gizliliği ve veri güvenliği hakkının korunması hedeflenmektedir.
Kapsamı
Bu Politika, Şirketin sunduğu mal ve hizmetler neticesinde kişisel verilerin işlenmesinden dolayısıyla oluşturulmuştur. Şirket tarafından sunulan hizmetler üzerinden, İnternet sitemiz üzerinden, Şirket telefon hattımız aranılarak, elektronik posta yoluyla veya herhangi bir yolla ulaşılan tüm hizmetlerimize ilişkin olarak hazırlanmıştır. Politika, Müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, taşeronlarımız ve hizmet sağlayıcılarımız ile tüm bunların çalışan/yetkilileri/temsilcileri, çalışan adayı, stajyer, ziyaretçilerimiz ile diğer üçüncü kişiler için hazırlanmıştır ve belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Şirket, bu Politika’yı internet sitesinde yayınlamak suretiyle bu kişisel veri sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Hangi sıfatla olursa olsun tüzel kişilere bu Politika uygulanmayacaktır.
Bu Politika, yukarıda belirtilen ilgili kişiler için, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Şirket tarafından işlenmesi halinde uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirket tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde bu Politika uygulanmayacaktır.
Kişisel Verilerin Toplanması
Şirket’in hizmet verdiği yahut hizmet aldığı kişi ve şirketler ile iş ortakları, taşeronlar, hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar ve grup şirketleri gibi üçüncü kişilerden, kurumsal iletişim hesapları ve cihazlarıyla, Şirket bilişim sistemleri ve cihazları, güvenlik kameralarıyla topluyor, işliyor ve saklıyoruz. Şirketimizle temas edilen faaliyet ve yere göre değişmekle birlikte bu kapsamda toplanan kişisel verileriniz aşağıda yer almaktadır:
- Ad Soyad,
- Telefon numarası, e-posta ve adres bilgileri,
- Araç plakaları,
- Talep ve sipariş bilgileri, haberleşme kayıtları
- Fatura, senet, çek detay bilgileri,
- Sipariş numaraları, müşteri numaraları,
- Banka hesap bilgileri,
- Giriş-çıkış kayıtları, Kamera kayıtları,
- Hukuki İşlem Bilgileri (Vekaletname bilgileri, imza sirküleri, adli makam yazışmaları/ mahkeme kararları),
- Mesleki deneyim/özlük bilgileri (çalışan adayları açısından)
Tarafınıza ait olmayan kişisel veriler (başka bir kişiye ait ruhsat, fatura adresi, size ait olmayan bir kartın sahibine ilişkin bilgiler, üçüncü kişilere ait banka ve hesap bilgileri gibi) söz konusu kişilerin bu bilgilerinin Şirketimize aktarılmasında açık rızalarının alındığını taahhüt edersiniz
Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, şirketimiz veya şirketimiz adına veri işleyen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından; internet sitesi, tarafınızla yapılan sözleşmeler, bilgi formları, sipariş formları, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, düzenlenecek eğitim, seminer, fuar ve benzeri ortamlara katılmanızla, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz ve/veya faaliyetlerimizin tamamlayıcısı niteliğinde hizmet aldığımız taraflar, anlaşmalı kuruluşlar, iletişime geçebileceğiniz ofis ve diğer fiziki ortamlar ve benzeri diğer kanallar aracılığı ile ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar ve şirket fiziki ortamlarına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığı ile mümkün olan hallerde açık rızanız ile toplanmaktadır.
Bu bilgiler, tüm iş süreçlerimizde, Şirket’in ticari hayatını sürdürebilmesi ve yasalardan doğan yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir ve bu doğrultuda toplanan kişisel verileriniz Kanunun 5(2) maddesinde belirtilen ve aşağıda yer verilen veri işleme şartları ve Kanunun 4.maddesinde sayılan “Genel İlkelere” dayanılarak işlenmektedir.
*Açık rızanızın bulunması,
*Başta Vergi Usul Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu olmak üzere Şirketimizin tabi olduğu ilgili tüm mevzuatlarda açıkça öngörülmüş olması,
*Mevzuat ve resmi otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak,
*Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, talep edilen ürün ve hizmetleri sunabilmek ve akdettiğiniz sözleşmelerinin gereğinin yerine getirilmesi,
*Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
*İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde,
*Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
*İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Özel nitelikli kişisel verileriniz ise Kanunun 6(3) maddesinde belirtilen ve aşağıda yer verilen veri işleme şartları doğrultusunda işlenmektedir.
*Açık rızanızın bulunması,
*Sağlık dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde açık rızası aranmaksızın,
*Sağlığa ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler (İş yeri doktoru) veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Şirketin tüm veri işleme faaliyetlerinde ilgili kişilerin kişisel verileri kanunun 4. Maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olacak şekilde, 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayanarak, aşağıdaki amaçları gerçekleştirmek için veri sorumlusu tarafından işlenmektedir. Şirketin yürütmüş olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde, Kanun başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatlarda ve Kurul Kararlarında belirtilen yükümlüklere uygun olarak hareket edilmektedir.
- Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışan adaylarının/stajyerlerin başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
- Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
- Ödeme süreçlerinin yürütülmesi,
- Satışa bağlı faturalandırma faaliyetleri dâhil olmak üzere mali, muhasebe ve finans işlemlerinin yürütülmesi, risk yönetiminin gerçekleştirilmesi,
- Müşteriler ile ilgili olarak yasal sınırlar içerisinde değerlendirme, analiz ve risk yönetim çalışmalarının yapılabilmesi,
- Fiziksel mekân güvenliğinin temini,
- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,
- İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
- Kambiyo senedi keşide/tahsil etmek,
- Mal/hizmet/üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
- Satış sonrası desteğe ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Garanti yükümlülüğünün yerine getirilmesi,
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- Talep/şikayetlerin takibi,
- Taşınır mal ve kaynakların güvenilirliğinin temini,
- Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Ücret politikasının yürütülmesi,
- Ürün/ hizmet pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
- Yatırım süreçlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
Kişisel Verilerin Aktarılması ve Aktarım Amaçları
Şirket, kişisel verileri, mevzuata uygun ve aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarmaktadır:
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
- Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
- Fiziksel mekân güvenliğinin temini,
- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,
- Kambiyo senedi keşide/tahsil etmek,
- Mal üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- Stajın yapıldığının ilgili okul/üniversiteye bildirilmesi,
- Talep ve şikayetlerin takibi,
- Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini,
- Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Ürün/ hizmet pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
- Yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
Şirket, kişisel verileri aktarılma amacının gerektirdiği veri konusu kişi grupları ve verilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarabilmektedir:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
- Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri (Şirket’in bankacılık, sigorta, güvenlik, muhasebe, mali müşavirlik, hukuk, denetim, eğitim ve danışmanlık vb. konularında hizmet aldığı kişi ve kuruluşlar)
- Hissedarlar
Kişisel Verilerin İmhası ve Saklanma Süreleri
Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla Şirket, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz bu veriler için mevzuatta öngörülen süreler kadar işlenecek ve saklanabilecektir. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak, o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili Kişinin KVK Kanunu Uyarınca Hakları
Şirket Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişilere haklarını bildirmekte, söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Kişisel verileri işlenen kişilerin Kanun’un 11. maddesi uyarınca sahip oldukları haklar aşağıda sayılmaktadır:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin (düzeltme ve imha), kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Islak imzalı olarak şahsen ulaştırabilir, Noter veya iadeli taahhütlü posta kanalıyla posta adresimize gönderebilir,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) dmsdokum@hs01.kep.tr, güvenli elektronik imza, mobil imza ile kep adresine konu kısmına ‘Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi’ notu ile başvuru yapabilir.
- Şirkete daha önce bildirilen ve Şirketin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle başvuru yapabilir.
Değişiklikler
DMS DENİZLİ DÖKÜM’ün, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda olabilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek yöntemler nedeni ile bu aydınlatma beyanında değişiklik yapma hakkı saklıdır.
